Yapay Zeka ile Süreçlerin Otomasyonu
Boston’da düzenlenen AdHoc 2026 konferansında, katılımcılara yapay zekanın denetlenen iş süreçlerine uygulanıp uygulanmadığı soruldu. Sadece Fifth Dimension ile çalışan bir ekip bu soruya olumlu yanıt verdi. Konferansta yapay zeka konusunda heyecan verici çalışmalar yapılmasına karşın, bu ekip, otomatikleştirilmiş süreçler, dış tedarikçilere harcanan maliyetlerin azalması ve denetimden geçmiş işler gibi farklı bir ilerleme kaydettiklerini belirtti.
Fifth Dimension’ın kurucu ortağı Johnny Morris, REIT’lerin, yapay zekayı kritik ve tekrarlayan işlerde yeterli kontrol ve belge ile kullanmaları gerektiğini vurguladı. Denetim süreçlerinin karmaşık görünmesi, yapay zekayı daha az önemli görevlerde tutma eğilimini artırsa da, bu süreçlerin otomasyona uygun olduğu ifade ediliyor.
Otomasyona Uygun Süreçlerin Belirlenmesi
Örneğin, tekrarlayan kira sözleşmesi faturalama sürecinde, ekip sözleşmeyi okur, ilgili terimleri belirler, onaylı kuralları uygular ve onaylı bilgileri işletim sistemine aktarır. Bu süreçte, belgeleri toplama, yorumlama ve sistemler arasında bilgi aktarımı gibi görevler bulunur. Yapay zeka, bu süreçte önemli bir yardımcı olabilir.
Ancak, tam sürecin ne kadarının otomatikleştirilebileceği konusunda dikkatli olmak gerekiyor. Bir kira sözleşmesinin doğru okunması önemli bir gösterge olsa da, tekrarlayan işleri yönetmek daha karmaşık bir süreçtir. Belgelerin eksiksiz olup olmadığını bilmek, değişiklikleri belirlemek ve karmaşık durumları çözmek gerekmektedir.
Kanıt Üretimi ve Süreç İyileştirme
Yanlış tarihten başlayan bir kira artışı, sonraki hesaplamaların doğru olmasına rağmen yanlış bir fatura üretebilir. Güvenilir bir süreç, sonuçların hesaplamalarına, onaylı girdilere ve kaynak belgelerine geri takip edilmesini mümkün kılmalıdır. Bir kişi bir değeri değiştirdiğinde, bu kararın kaydedilmesi gerektiği vurgulanıyor.
İlk aşamada, süreç sahibi, finans ve ilgili denetim ekipleri ile erken aşamalarda görüşülmesi gerektiği belirtiliyor. Onların soruları, ürünün iyileştirilmesine yardımcı olabilir. Özellikle, hangi kararların onay gerektirdiği, hangi istisnaların süreci durdurması gerektiği gibi hususların netleştirilmesi önemlidir.
Test Süreçleri ve Hatalarla Başa Çıkma
Denetimden geçmiş işler, yeni süreçlerin test edilmesi için en iyi başlangıç materyalini sağlar. Geçmişte tamamlanan işlerin örnekleri üzerinden iyi bir süreç tanımlanabilir. Zor örneklerin de dahil edilmesi gerektiği, bu tür durumların daha fazla bilgi sağlayacağı belirtiliyor.
Başarı oranı olarak verilen genel bir yüzde, yeterli değildir. Hataların sonuçları farklılık gösterir; örneğin, bir kira ayarlamasını atlamak, bir belgeyi yanlış etiketlemekten çok daha maliyetli olabilir. Hataların ve inceleme sürecinin gerekliliği, sistemin genel verimliliği açısından önemlidir.
Yeterli Uzmanlık ve Süreç Yönetimi
Birçok organizasyon, doğru cevapları tanıyacak kadar kira sözleşmelerini anlamak, teknolojiyi yönetmek ve onaylı sonuçları doğru yerlere yerleştirmek için yeterli bilgiye sahip değildir. Bu nedenle, güçlü bir iç ekip veya bir uygulama ortağı ile iş birliği şarttır.
Bir tedarikçi değerlendirirken, onların süreçlerinizi sizin belgelerinizle gösterip gösteremeyecekleri, hata durumlarında ne olacağı gibi konuların netleştirilmesi gerektiği ifade ediliyor. Ayrıca, tüm sürecin ticari yönü de göz önünde bulundurulmalıdır; uygulama, insan incelemesi, istisna yönetimi ve bakım maliyetleri dikkate alınmalıdır.
